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Präambel
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Ziele
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Verständnis
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Verantwortliche Personen
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Aufbau
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Lenkung von Dokumenten
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Erreichbarkeit/Intranet
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Audits
1. Präambel
Das beschriebene Qualitätsmanagement stellt ein zentrales Führungs,- und Steuerungsinstrument für das Altenheim Friedrichsburg und das Eduard-Michelis-Haus in der Trägerschaft der Stiftung der Schwestern der göttlichen Vorsehung dar. Damit richtet sich die Inhalte an alle Mitarbeiter*innen aller Einrichtungen der Stiftung.
Wir verbinden eine gute Qualität zuerst mit dem Gelingen von Beziehungen und Begegnungen. Eine hohe Zufriedenheit der uns anvertrauten Bewohnern, Patienten und Kunden steht für uns im Mittelpunkt unseres gemeinsamen Handelns. Dies kann nur gelingen wenn alle Beteiligten Menschen zusammenwirken. Qualität hat für uns eine fachliche, ökonomische und ökologische Dimension.
Um unserer Dienstleitungsverständnis in eine gute Ergebnisqualität umsetzen zu können erfordert es konzeptionelle Beschreibungen. Unser Tun ist von personellen Ressourcen, räumlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen geprägt. Ein systematisches, effizientes Qualitätsmanagement kann dazu beitragen.
Wir erleben Veränderungsprozesse positiv. Zitat von Albert Einstein zu Veränderungen:
„Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim alten zu lassen und zu hoffen, dass sich etwas ändert.“
2. Ziele
- Für alle Mitarbeiter*innen steht ein transparentes Managementsystem zur Verfügung.
- Das Qualitätsmanagementsystem ist in der Praxis anwendbar.
- Das Qualitätsmanagementsystem schafft effektive Arbeitsprozesse
- Alle notwendigen Prozesse sind beschrieben.
- Die Prozessbeschreibungen schaffen für die Mitarbeiter*innen Sicherheit in den Arbeitsabläufen.
3. Verständnis
Wir orientieren unsere Qualitätsentwicklung an den PDCA- Zyklus nach Deming.
Dazu erhalten alle Verfahren ein Ablaufdatum. Durch das QM- Sekretariat werden die Fachbereich über anstehende Fristen informiert. Zusätzlich ist im Intranet eine Auflistung bereitgestellt. Für die Überprüfung ist die jeweilige Fachbereichsleitung Verantwortlich. Zur Überarbeitung und Neuentwicklung wird in den Einrichtungen mit Projektgruppen gearbeitet. Gerade die Beteiligungsmöglichkeit der Mitarbeiter*innen steht hier Fokus.
Bei allen Qualitätsprüfungen ist ebenfalls der PDCA- Zyklus maßgeblich. Die Informationen aus den Erhebungen werden gemeinsam mit der Stabstelle QM aufgearbeitet und die notwendigen Prozesse verschriftlich.
Im Zuge der Digitalisierung soll zunehmend auf Papier verzichtet werden. Die QM Seite stellt daher auch weitere Informationen zur Verfügung. Alle Aushänge für Mitarbeiter*innen werden zukünftig, vermehrt als Artikel, im Intranet dargestellt.
4. Verantwortliche Personen
Die Geschäftsführung stellt Rahmenbedingungen sicher, die es ermöglichen ein zentrales Qualitätsmanagement aufzustellen und fortzuführen. Sie beauftragt die entsprechenden Personen und überprüft deren handeln. Sie berichtet direkt an den Stiftungsrat.
Das Qualitätsmanagement ist als zentrales System angelegt. Verantwortlich für die Struktur, Freigabe von Prozessen und allen Dokumenten, Weiterentwicklung und die damit verbundenen notwendigen Veränderungen ist die Stabstelle Qualitätsmanagement. Sie berichtet direkt an die Geschäftsführung.
In den Einrichtungen ist die Einrichtungsleitung für die Einhaltung der Vorgaben verantwortlich. Sie sorgt für die notwendige Erstellung und Weiterentwicklung von Verfahren und Dokumenten. Eine enge Zusammenarbeit mit der Stabstelle Qualitätsmanagement ist erforderlich.
In den Einrichtungen Altenheim Friedrichburg und Eduard-Michelis-Haus ist jeweils ein/e Mitarbeiter*in mit dem QM- Sekretariat beauftragt.
5. Aufbau
Das Qualitätsmanagement ist in verschiede Handbücher aufgeteilt. Die Handbücher sind in Prozessabschnitte gegliedert. Die notwendigen Prozesse werden in einer Verfahrensanweisung beschrieben. Der VA werden dann die notwendigen Dokumenten angefügt.
| Handbuch | Information | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Organisation | Stellt alle Verfahren und Dokumente zur Verfügung die Fachbereichsübergreifend benötigt werden. | Einrichtungsleitung |
| Pflege und Betreuung | Stellt die Verfahren und Dokumente für die beiden Fachbereiche zur Verfügung | Pflegedienstleitung |
| Hauswirtschaft | Stellt alle Verfahren und Dokumente für den Bereich Hauswirtschaft zur Verfügung. | Hauswirtschaftsleitung |
| Verwaltung und Haustechnik | Stellt die Verfahren und Dokumenten für die Bereiche Heimverwaltung, Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung und Technik zur Verfügung | Einrichtungsleitung |
| Dokument | Information | Erklärung |
|---|---|---|
| AA | Arbeitsanweisung | Beschreiben wie Aufgaben / Tätigkeiten/ Arbeitsschritte durchzuführen sind |
| BA | Betriebsanweisung | Beschreiben Verhaltensregelungen/ können als Unterweisungen dienen |
| CH | Checkliste | Sie dient der Protokollierung einzelner Arbeitsschritte. Als Nachweis oder zur transparenten Darstellung der Arbeitsschritte |
| DA | Dienstanweisung | Regeln Vorgaben zu Arbeitsabläufen oder Tätigkeiten durch die Geschäftsführung oder Einrichtungsleitung die nicht abweichend durchgeführt werden dürfen. |
| DV | Dienstvereinbarung | Zwischen Dienstgeber und Mitarbeitervertretung geschlossener Vertrag zur Regelung Mitbestimmungspflichtiger Regelungen |
| F | Formular | Ausfüllbare Vorgabedokumente |
| K | Konzept | Schriftliche Niederlegung von Entwicklungen |
6. Lenkung von Dokumenten
Alle Inhalte aus dem Qualitätsmanagementsystem können anhand ihrer Nummerierung eindeutig zugeordnet werden. Die Nummerierung wird automatisch vom System vorgegeben und ist nicht zu verändern. Die Namen sind freiwählbar. Die Entscheidung um welche Art es sich handelt wird durch die Stabstelle QM ausgewählt. Jede Speicherung, bei Veränderung oder Erstellung eines Verfahren, löst automatisch einen neuen Revisionsstand aus. Die Versionsnummer bei Formulare wird durch die Stabstelle vorgegeben.
Ablage:
Allen Verfahren und Dokumente die vor der Erstellung des Intranets Bestand hatten sind im Rechenzentrum im Order Archiv abgelegt. Sie sind vor Zugriff geschützt. Im Intranet erfolgt die Archivierung automatisch durch die Erstellung einer neuen Revision. Alle nicht mehr benötigten Inhalte werden online durch die Stabstelle QM archiviert.
Neuanlage:
Verfahren oder Dokumente die in einer Einrichtung neu benötigt werden und durch den jeweiligen Fachbereich erstellt wurden sind im Verzeichnis Qualitätsmanagement/Handbücher/Entwürfe_(AHF-EMH) der jeweiligen Einrichtung abzulegen. Sie unterliegen keiner Formvorgabe. Sie können mit jeder im Unternehmen zur Verfügung gestellten Software erstellt werden.
Überarbeitung:
Die Überarbeitung erfolgt online. Alle Mitarbeiter*innen haben einen persönlichen Zugang zum Intranet. Über den Button Änderungsdienst können die Inhalte verändert werden. Nach erfolgter Bearbeitung stehen, am der Seite, zwei Speicherungsfunktionen zur Verfügung.
- Entwurf: Dies ist immer dann auszuwählen, wenn die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist. Bei der nächsten Anmeldung kann die Bearbeitung weitergeführt werden. Ein weiterer Änderungsdienst zum gleichen Inhalt kann durch eine andere Person nicht vorgenommen werden. Der Änderungsmodus ist dann gesperrt.
- Freigegeben: Dies ist immer dann auszuwählen, wenn die Bearbeitung abgeschlossen. Das QM Sekretariat erhält dann die Meldung, dass ein Änderungsdienst herbeigeführt wurden. Nach Prüfung können dann die Änderungen übernommen werden.
Alle Mitarbeiter*innen können nach persönlicher Anmeldung sehen, welche Änderungsdienste von ihm/Ihr ausgelöst wurden. Sind diese nicht mehr in der Ansicht wurde der Änderungsdienst bearbeitet.
Es ist ausdrücklich gewünscht Änderungen vorzunehmen. Dies ist ein wichtiger Bestandteil eines Lebendigen Systems und stellt einen hohes Maß an Mitarbeiter*innen Beteiligung dar.
7. Erreichbarkeit/ Intranet
Das Qualitätsmanagement ist vollständig im Intranet abgebildet. Durch aufrufen der QM- Seite ist sind die Inhalte für jeden Sichtbar. Dazu bedarf es keiner Anmeldung im System. Dies Seite ist ausschließlich im eigenen Firmennetzwerk sichtbar.
8. Audits
Zur Überprüfung der internen Ergebnisqualität werden die einzelnen Einrichtung innerhalb von 14 Monaten einmal besucht. In den Audits wird zusätzlich die Anwendung des Qualitätsmanagements geprüft.