1. Ziele
2. Regelungen
Die Einstellung vom Mitarbeiter*innen ist in einer Zeit des zunehmenden Fachkräftemangels für die Einrichtungen von besonderer Bedeutung. Vom ersten Kontakt über das Bewerbungsgespräch bis hin zur Klärung von Fragen und die Einführung in das Unternehmen ist daher ein fester Ansprechpartner von zentraler Bedeutung. Diese Rolle nimmt die Fachbereichsleitung ein. Damit fällt dem Einarbeitungskonzept eine zentrale Rolle zu.
Für die Einstellung von neuen Mitarbeiter*innen ist die Einrichtungsleitung verantwortlich.
Für die Ausschreibung von neuen Stellen, die Auswahl der geeigneten Mitarbeiter*innen und die Erstellung der notwendigen Unterlagen (MAV - Zustimmung) übernehmen die Fachbereichsleitungen im Auftrag der Einrichtungsleitung. Ihnen obliegt damit auch die Eingruppierung der neuen Mitarbeiter*innen in die AVR.
Ziele:
- Transparentes Verfahren ist sichergestellt.
- Ein einheitliches Verfahren ist sichergestellt.
- Verantwortlichkeiten sind eindeutig geregelt.
- Alle benötigten Unterlagen sind vorhanden.
Regelungen:
In dem aufgeführten Prozessschema wird der organisatorische Ablauf dargestellt. Darüber hinaus gelten die folgenden Regelungen:
Die Fachbereichsleitung:
- Ist erste Ansprechperson für alle neuen Mitarbeiter*innen.
- Sie klärt alle notwendigen Fragen, z.B. zum Vertag oder Abrechnung.
- Sie regelt die Zustellung der Unterlagen für die neuen Mitarbeiter*innen. (Vertragszusendungen, persönliche Übergabe in einem Gespräch etc.)
- Sie steuert den gesamten Einarbeitungsprozess. Sie wählt die Mitarbeiter*innen aus welche die praktische Einarbeitung umsetzen.
- Sie führt die Gespräche im Rahmen der Einarbeitung.
Die Personalverwaltung:
- Ist für die Erstellung der notwendigen Unterlagen verantwortlich.
- Sie überwacht den Rücklauf aller notwendigen Unterlagen und informiert ggf. die FBL.
- Sie pflegt die notwendigen Daten in die vorhandenen EDV Systeme ein.
- Sie steht als Ansprechperson der FBL zur Seite.
- Sie prüft die formelle Richtigkeit der Unterlagen und informiert bei Auffälligkeiten die FBL
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Prozess |
Durchführung |
Verantwortlich |
Bemerkungen |
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MAV Zusage liegt vor |
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Personalverwaltung |
Die EL, FBL erstellt die Zusage für die MAV. EL, FBL bleiben Ansprechpartner*innen für die MAV |
| Anlage time office |
Bei zeitlich sehr kurzfristigen Einstellungen kann eine Anlage von neuen Mitarbeiter*innen in time office zur Dienstplanung früher notwendig sein.
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FBL Personalverwaltung |
Die Anlage in time office erfolgt durch die FBL immer durch den Anlage Assistenten. Die PersV pflegt alle restlichen Daten nach. Die Personalnummer wird immer mit "Nachnamen_NEU" angelegt. |
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Dienstvertrag |
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Personalverwaltung |
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Vertragsunterlagen |
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Personalverwaltung |
Vertragsversendung an Mitarbeiter*in mit Anschreiben. Unterschrift EL / FBL und Personalverwaltung. |
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Time office |
Vollständige Anlage |
Personalverwaltung |
FBL oder Bereichsleitung wird per E-Mail informiert. |
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Vivendi |
Rechte sind in der MAV Zusage enthalten |
Personalverwaltung/ FBL |
Rechtevergabe durch FBL |
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Einstellungsmappe |
Verfahren in QM beschrieben |
Personalverwaltung |
Wird in den Fachbereich gegeben. |
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Fidelis |
Anlage im Lohn/Gehaltsprogramm |
Personalverwaltung |
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