1. Ziele
2. Regelungen
3. Prozess Änderungen Stammdaten
4. Führung der Personalakte
Für die Pflege aller Personal Stammdaten ist die Personalverwaltung verantwortlich. Alle Inhaltlichen Fragen oder Entscheidungen sind mit der Einrichtungsleitung abzustimmen. Der Personalstamm wird in time office geführt. Die Personalakte wird analog geführt. Diese ist im Büro der Personalverwaltung verschlossen. Die folgenden Regelungen geben eine Übersicht über die möglichen Personaldaten und die Führung der Personalakte. Ähnliche Daten sind wie vergleichbare zu Handhaben oder mit der Einrichtungsleitung abzustimmen.
Ziele:
- Alle Personalstammdaten sind aktuell und richtig gepflegt.
- Alle personenbezogenen Daten sind vor Fremdzugriff geschützt.
Regelungen:
Grundsätzliches:
- Die Personalakte wird analog geführt. Diese ist im Büro der Personalverwaltung verschlossen.
- Alle Mitarbeiter*innen die Zugriff auf time office benötigen erhalten die Freigabe für ihren Bereich.
- Die erforderlichen Freigaben sind im Datenschutz geregelt.
- Die Meldung über Veränderung der Personalstammdaten kann über zwei Möglich Wege erfolgen:
- per Formular
- per E-Mail an die Einrichtungsleitung oder Fachbereichsleitung
Prozess Änderung Stammdaten:
| Prozess | Inhalt/ Beschreibung | Verantwortlich | Information |
| Änderung von Stammdaten |
Die Änderung erreicht die Einrichtung:
|
EL/ FBL Personalverwaltung |
|
| Weitergabe der Daten |
Die E-Mail wird an die Personalverwaltung weitergeleitet. Die Freigabe der Daten gilt damit als bestätigt. Das Formular wird durch die EL freigegeben und an die Personalverwaltung weitergegeben. |
EL/ FBL |
Sollte eine E-Mail direkt an die Personalverwaltung gesendet werden, wird diese an die Einrichtungsleitung weitergeleitet. Die Mitarbeiter*in wird per E-Mail daraufhin gewiesen das eine Meldung an die Einrichtungsleitung erfolgt. |
| Verarbeitung der Daten | Die Personalverwaltung pflegt die Daten im Personalstamm ein. | Personalverwaltung | Anpassung von notwendige Daten in anderer Software möglich. |
| Personaldaten | Freigabe durch | Änderung möglich durch |
| Allgemeine Personaldaten |
EL FBL |
Personalverwaltung |
| Qualifikation | FBL |
FBL Personalverwaltung |
| Verträge | EL | Personalverwaltung |
| Arbeitsunfähigkeit | - | Personalverwaltung |
| Wegfall Entgeltfortzahlung | EL | Personalverwaltung |
| Wiedereingliederung |
EL FBL |
Personalverwaltung |
| Elternzeiten/ Mutterschutz |
EL FBL |
Personalverwaltung |
| Planungseinheiten | - |
FBL Personalverwaltung |
Führung der Personalakte
- Die Personalakte wird verschlossen im Büro der Personalverwaltung aufbewahrt.
- Das Inhaltsverzeichnis regelt sich nach der Anlage / Link
- Welche zusätzlichen Inhalte aufgenommen werden entscheidet die Einrichtungsleitung oder die jeweilige Fachbereichsleitung
- Die Ausgabe einer Personalakte wird durch die Personalverwaltung protokoliert.
- Die Ausgabe erfolgt nur an Berechtigte Personen:
- Mitarbeiter*in zur Einsicht im Büro
- Der Einrichtungsleitung
- Fachbereichsleitungen für Ihren Bereich
- Geschäftsführung