Meldung Arbeitsunfähigkeit Verfahren Personalverwaltung

Präambel

Im AHF und EMH als Einrichtungen in der Trägerschaft der Stiftung der Schwestern von der Göttlichen Vorsehung sind uns Arbeitsbedingungen wichtig die eine Gesunderhaltung der Mitarbeiter*innen fördert sehr wichtig. Dennoch kommt es aus ganz verschiedenen Gründen dazu, dass Mitarbeiter*innen Arbeitsunfähig werden. In dieses Verfahren beschreiben wir Regelungen und Prozesse in der Personalverwaltung bei akuten und Langzeiterkrankungen auf. Die Regelungen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement sind in der entsprechenden Dienstvereinbarung geregelt. Die Regelungen zur Art und Weise einer Arbeitsunfähigkeitsmeldung finden sie in der Dienstanweisung Meldung von Arbeitsunfähigkeit und Rehabilitation.

Ziele:

1. Transparente Verfahren die für alle Mitarbeiter*innen nachvollziehbar sind.
2. Einheitliches Vorgehen in den Einrichtungen.
3. Sicherstellung einer richtigen Berücksichtigung von Arbeitsunfähigkeiten beim Gehaltslauf
4. Sicherstellung der richtigen Gehaltszahlungen bei Langzeit Erkrankungen (Wegfall der Lohnfortzahlung)

Regelung:

Grundsätzliches

1. Für die Erfassung im Dienstplan (in der Planungseinheit, im jeweiligen Monats,- oder Jahresplan) ist die Einrichtungsleitung, Fachbereichsleitung oder eine benannte Person im jeweiligen Fachbereich verantwortlich.
2. Erste Ansprechperson für alle Mitarbeiter*innen die Arbeitsunfähig sind, ist die Einrichtungsleitung oder die jeweilige Fachbereichsleitung
3. Die Personalverwaltung ist für die Pflege der Daten zur Arbeitsunfähigkeit zuständig.
4. Die Personalverwaltung führt notwendige Statistiken, die zur Beurteilung und Entscheidungsfindung weitere notwendigen Maßnahmen genutzt werden können, der Einrichtungsleitung oder der Fachbereichsleitung vor.
5. Alle notwendigen Unterlagen werden in der Personalakte verwahrt. Es gibt keine separat geführten Ablagen. Zwingend notwendige, digitale Speicherungen erfolgen nur für den Zeitraum der aktuellen Bearbeitung. Sie sind vollständig nach Abschluss zu löschen.
   • Beispiel: Ein Anschreiben wurde erstellt. Dies wird durch die Personalverwaltung ausgedruckt und der Verantwortlichen Person vorgelegt. Nach erfolgter Versendung und Ablage der Kopie des Schreibens, wird die digitale Version gelöscht.
6. Die Personalverwaltung stimmt mit der Einrichtungsleitung den Speicherort für ggf. notwendige Auswertungen und Statistiken ab.
7. Die Personalverwaltung bereitet notwendige Anschreiben vor und legt dies der Einrichtungsleitung oder Fachbereichsleitung vor.
8. Ein Prozessschema ist dem Verfahren beigefügt.