Eingangsrechnung

Prozessschritt

Verantwortung

Aufgaben /Tätigkeiten

Rechnungen werden der Einrichtung zugestellt.

• Postalisch
• Per E-Mail an EL oder FBL
• Per E- Mail an RG@

1.

Eingangsrechnungen werden durch das Emailpostfach RG@altenheim-friedrichsburg.de im REM erfasst.

• Postalische Rechnungen werden durch die Verwaltung mit „scan to Email“ an RG@ gesendet.
• E-Mail Rechnungen an die EL / FBL. Diese werden an RG@ weitergeleitet.
• Direkter Versand an das RG@ durch Kreditoren

Automatisches Auslesen des RG-Postfaches durch das Programm Diamant.

• Belegdatenerkennung und Vorkontierung durch Ki
• Erste Prüfung durch Fibu
• Verteilung an Freizeichner durch festgelegtes Genehmigungsverfahren.

Mitarbeiter der Einrichtungen

1. Postalische Rechnungen: Die FBL nimmt zum Rechnungssteller Kontakt auf und fordert ihn dazu auf zukünftig die Rechnungen digital an RG@ zu schicken.
2. EL / FBL nehmen zum Rechnungsteller Kontakt auf und bitte darum die Rechnungen an RG@ zu versenden.

2.

a. Prüfung der Rechnungen auf sachliche Richtigkeit.

• Insbesondere Abgleich der Stückzahl mit den Lieferscheinen und Überprüfung der vereinbarten Preise.

b. Freigabe Bereichsleitung/EL

• rechnerische Prüfung sowie Zahlungsfreigabe mit Beachtung von Freigabegrenzen

Einrichtungsleitung / Leitungen der Einrichtungen / Fachbereichsleitungen

3.

• Buchung und Einstellung in den nächsten Zahlungslauf.
• Digitale Archivierung/“Buchungsstempel“ u Belegnummernvergabe erfolgt durch Diamantprogramm.

Mitarbeiter der Einrichtungen

Sachliche Rechnungsprüfung, Kontierung / Kostenstelle

Fachbereich Pflege
Beispiele:

• Pflegehilfsmittel
• Hygienematerial

Fachbereich Hauswirtschaft
Beispiele:

• Hausreinigung
• Ersatzbeschaffungen

Fachbereich sozialer Dienst
Beispiele:

• Musiker
• Veranstaltungen
• Literatur

Haustechnik
Besipiele:

• Materialeinkauf
• Handwerkerkosten

Küche
Beispiele:

• Lebensmittel Einkauf