Ziele
Regelungen
Ziele:
Berechnung der Heimkosten
Sicherstellung der Abrechnung
Regelungen:
Stammdaten sowie Versorgungszeiträume der Bewohner wurden bei Aufnahme erfasst.
Der Rechnungslauf erfolgt monatlich im Voraus, in der Regel am ersten Werktag eines Monats Korrekturen aufgrund von Abwesenheiten werden im Folgemonat berücksichtigt
Höherstufungen werden rückwirkend mit dem nächsten Rechnungslauf berücksichtigt.
Arbeiten vor Rechnungslauf
1. Saldenausgleich BW durchführen (BW haben die Möglichkeit bei vorhandenem SEPA Mandat einen Sockelbetrag fürs BW Konto einzurichten)
2. Übernahme der Klientenbeträge BW Kasse durchführen (Taschen- und Bekleidungsgelder Sozialamt)
3. Rechnungsrelevante Änderungen werden im Laufe des Monats erfasst:
- Pflegegradänderungen gemäß Pflegekassenbescheide
- Kostenträgeränderungen gemäß Bescheide Sozialamt oder Pflegekassen
- Telefonrückausleihen und Rückgaben
- Abwesenheiten tägliche Übernahmen aus Vivendi PD
Vorgehensweise zu 1:
Unter Vivendi/Stationär/Verwahrgeldverwaltung aufrufen,
Saldenausgleich, Betragsart: Bewohnerkonto Einzahlung, Monat aktuell, „weiter“.
Alle Bewohner mit Doppelpfeil nach „unten holen“ dann „weiter“. Liste in Excel anzeigen lassen. Meldung Klientenbeträge eintragen bestätigen aber Meldung zur Buchung nicht bestätigen. (der Saldenausgleich wird zusammen mit den Klientenbeträgen übernommen)
Vorgehensweise zu 2.:
Klientenbeträge übernehmen, Einstellungen übernehmen und „weiter“, Liste ohne Gegenbuchungen anzeigen lassen und als Excel Format speichern: Heimverwaltung\AHF\BW Konten
In Vivendi „Fertigstellen“ und übernehmen.
Sowohl die Beträge des Saldenausgleichs als auch die Bargelder in die Verwahrgeldverwaltung übernehmen
Vorgehensweise zu 3.:
Erfassung Pflegegradänderungen:
Vivendi NG, Stationär, Storno Assistent, Pflegezeiten, BW auswählen, ein Feld anklicken, Pflegegrad von Datum eintragen, Datum bis Haken entfernen, mit Weiter bis zur Rechnungsauswahl vorgehen und die zu korrigierenden Rechnung anhaken
Vorgehensweise zu 3.:
Erfassung Kostenträgeränderungen:
Vivendi NG, Stationär, Storno Assistent, Institutionszuordnung, BW auswählen, durch grünes Plus Institution hinzufügen, durch Bleistift vorhanden Institution bearbeiten (Gültigkeit begrenzen) mit Weiter vorgehen bis zur Rechnungsauswahl und die zu korrigierenden Rechnungen anhaken.
Vorgehensweise zu 3.:
Abwesenheiten Übernahmen aus PD:
Vivendi NG, Stationär, Storno Assistent, Stornorelevante Änderungen, Meldung bestätigen, Übernahmen Haken setzen, übernehmen, die Rechnungen des jeweiligen Monats zur Berichtigung anhaken.
Alle Veränderungen eines Monats werden zur Rechnungskontrolle in der Excel Rechnungskontrollliste erfasst. Heimverwaltung\AHF\Rechnungsvorbereitung
Rechnungslauf
- Vivendi Pfad Stationär: Altenheim Friedrichsburg)
- Unter Rechnungen – Rechnungslauf starten, Zeitraum auswählen,
- Vorlage Heimkostenabrechnungen, alle weiteren Einstellungen beibehalten.
- Mit Weiter zu Schritt 2, Doppelpfeil nach unten (alle BW werden zur Berechnung nach unten geschoben),
- mit 2 x weiter bis zu Schritt 4 klicken.
- Rechnungen mit der Rechnungskontrollliste abgleichen.
- Bei Fehlern den RE Lauf abbrechen, Fehler korrigieren und erneut starten.
- Ist alles korrekt mit „Weiter“ zu Schritt 5 und „Fertig stellen“.
Übergabe Rechnungslauf in die Finanzbuchhaltung
- Der aktuelle Rechnungslauf wurde gespeichert unter Rechnungen - Nach Rechnungslauf- Jahreszahl
- Alle Rechnungen markieren, rechte Maustaste, Buchen – „Datei und Liste“ anzeigen
- Meldung zur Buchung (Übernahme in die Fibu) bestätigen,
- Buchungsliste im PDF Format unter Laufwerk Rechnungswesen, Buchungslisten Vivendi speichern.
Rechnungsversand
- Eigenanteilsrechnungen ausdrucken oder als Email versenden (zusammen mit Auszug v. BW Bargeldkonten)
- Pflegekassenrechnungen nur bei Veränderungen versenden
- Pflegekassenrechnungen § 43b nur bei Neuaufnahmen versenden.
- Sozialämter erhalten keine monatlichen Rechnungen (Übersicht am Jahresende)
Fibu Bankeinzüge
- Die Rechnungen des RE Laufs nach Zahlart SEPA filtern
- Aufstellung über Seitenansicht an Fibu weiterleiten
Fibu Erstattungen
- Die Rechnungen des RE Laufs nach Zahlart Gutschrift filtern
- Aufstellung über Seitenansicht an Fibu weiterleiten
Weitere Erklärungen sind unter Vivendi NG/Hilfe/Hilfethemen/Rechnungslauf aufgeführt.